Mise en contexte
La transformation des espaces de bureaux est un processus en continu, mais dont plusieurs études et réalisations ont été effectuées depuis l’an 2000 au niveau mondial. Essentiellement, cela vise à repenser et à réorganiser l’environnement de travail afin de répondre aux besoins changeants des entreprises et de leurs employés.
La transformation des espaces de bureaux et de travail était en cours il y a quelques années, mais avec l’arrivée intensive du télétravail, ce virage a non seulement été accéléré, mais les modifications sont plus importantes en raison de l’implantation progressive de l’intelligence artificielle.
Initialement plusieurs facteurs étaient considérés, tels que l’évolution des modes de travail, l’introduction de nouvelles technologies, la recherche d’une plus grande flexibilité et l’optimisation de l’efficacité et de la productivité.
Voici quelques tendances clés dans la transformation des espaces de bureaux et de travail :
- Espaces de travail flexibles : Les entreprises adoptent des environnements de travail plus flexibles pour permettre aux employés de choisir où et comment ils travaillent. Cela peut inclure des espaces ouverts, des espaces de collaboration, des zones de travail individuel, des salles de réunion informelles, etc.
- Travailler à distance : Avec l’essor du travail à distance, de nombreuses entreprises adoptent des politiques de travail à distance ou hybrides, ce qui réduit la nécessité d’un espace de bureau traditionnel. Cela peut conduire à une diminution de la taille des bureaux physiques ou à leur transformation en espaces de travail partagés.
- Espaces de collaboration : Les espaces de travail sont conçus pour faciliter la collaboration et l’échange d’idées entre les employés. Cela peut inclure des espaces de réunion ouverts, des zones de brainstorming, des espaces de travail en équipe, etc.
- Technologie intégrée : Les bureaux modernes intègrent des technologies avancées pour faciliter le travail et la communication. Cela peut inclure des écrans interactifs, des outils de visioconférence, des applications de collaboration en ligne, etc.
- Bien-être des employés : Les entreprises accordent une importance croissante au bien-être des employés et intègrent des espaces dédiés à la détente, au repos et à la santé mentale dans leurs bureaux. Cela peut inclure des espaces de méditation, des salles de sport, des zones de repos, etc.
- Durabilité et responsabilité sociale : Les entreprises adoptent des pratiques durables dans la conception de leurs espaces de travail, en utilisant des matériaux respectueux de l’environnement, en favorisant l’efficacité énergétique et en encourageant la mobilité douce pour réduire l’impact environnemental.
La transformation des espaces de bureaux et de travail est un domaine en constante évolution, et les entreprises continuent d’explorer de nouvelles façons de créer des environnements de travail plus efficaces, flexibles et adaptés aux besoins de leurs employés.
Tendance forte et observable
Une tendance forte et observable au cours des dernières années est celle du virage entrepris vers le développement durable et l’économie verte. À cela s’ajoutent les nouvelles réalités du télétravail ainsi que de la progression continue de l’application du mode Agile pour les prestations de services effectuées au sein des entreprises privées et des organismes gouvernementaux. De ces concepts émerge la transformation marquante des espaces bureaux et de travail.
À partir du développement durable et de l’économie verte
Le développement durable prend en compte le caractère indissociable des dimensions environnementale, sociale et économique des activités de développement. L’économie verte utilise la ressource énergétique et les matières premières non renouvelables, ainsi que toutes autres formes de développement et de transformation des établissements et environnements de travail. Ces réalités convergent vers des buts communs dont une transformation des espaces de bureaux et de travail pour un meilleur contexte dynamique et mobilisant des intervenants concernés à la pleine et saine réalisation des éléments de missions des organismes et entreprises concernés.
Vers la modernisation des espaces de bureaux et de travail
Le développement durable et l’économie verte sont des préoccupations de plus en plus considérées et prises en charge par les différents organismes gouvernementaux à travers le monde. Cependant, la simple transformation des espaces de travail vers une dynamique collaborative de travail revêt une nouvelle réalité accessible et une nouvelle source de retour sur les investissements porteurs d’économies et de résultats à la hausse, et d’une augmentation de la performance du travail pour le bénéfice des organismes publics et des entreprises privées.
Plus spécifiquement, au niveau des espaces de travail, on peut bénéficier de plusieurs récentes études à travers le monde qui font état des composants nécessaires et aussi des bienfaits de transformer et de moderniser les espaces de travail afin d’augmenter la dynamique d’équipe et la performance des organisations.
Les Travaux publics et Services gouvernementaux du Canada ont notamment publié le document Normes d’aménagement du gouvernement du Canada relatives à l’initiative milieu de travail 2.0, il y a quelques années pour mieux encadrer les aménagements de bureaux et de travail.
Les services publics du gouvernement de la Colombie Britannique ont aussi publié des rapports dont le document WORKPOINT – Rethinking How and Where We Work in the BC Public Service.
Le U.S. General Services Administration a aussi publié plusieurs rapports au cours des dernières années à cet effet : Facilities Standards for the Public Buildings Services, publié en 2015, The New Federal Workplace, le rapport Prime Contracting Desk Guide, et le plus récent rapport soit Interior Basics.
Plusieurs autres publications ont été produites et diffusées au cours des dernières années, soit : le gouvernement écossais a publié Scottish Futures Trust – What can we do with the office ?, incluant deux annexes complémentaires et pertinentes en information; le gouvernement du Royaume-Uni a publié The Way We Work – Smart Working in Government, la publication de Gallup, State of the Global Workplace.
Toutes ces études, et d’autres plus spécialisées sur la modernisation et la transformation des aires de bureaux, préconisent la conversion des espaces de travail avec des perspectives fonctionnelles ouvertes et partagées. Cette tendance s’inscrit au nouveau processus cognitif d’apprentissage, émergeant du numérique, telle que l’utilisation des téléphones intelligents couplés avec des applications mobiles, conditionne davantage l’accès à des espaces ouverts et partageables pour du travail et des échanges en collectivité appuyés par des fonctionnalités et facilités technologiques.
La maturité des offres technologiques et de communication, l’utilisation d’approches Agile, la mobilisation des ressources sont tous des éléments qui appuient la pertinence et la nécessité de revoir les espaces de travail afin de favoriser la créativité, le travail d’équipe et l’augmentation de la productivité.
Réalisation d’un programme de transformation
Ce virage est un des éléments qui converge vers la nouvelle économie numérique. Pour bien réussir ce virage, il est essentiel de faire une analyse à 360 degrés des axes se rapportant aux ressources humaines, matérielles, informationnelles, financières, etc. À cela s’ajoutent les éléments structurants tels : les entités légales, la structure organisationnelle, les conventions de travail, etc.
En principe, cela devrait s’inscrire dans le cadre d’un programme de transformation, avec des activités et des travaux verticaux en fonction des lignes d’affaires et transversaux pour les éléments communs, qui nécessite des modalités de gestion et de fonctionnement en s’appuyant sur les pratiques connues du marché et exercées par plusieurs spécialistes des domaines concernés.
La réussite d’une telle transformation repose sur la réelle volonté d’obtention de résultats, l’endossement et le cautionnement du projet par les gestionnaires en autorité, par la mise en œuvre de personnes expérimentées dotées d’habiletés de gestion, et par une préparation suffisante accompagnée d’une planification complète qui prend en compte toutes les parties prenantes. À cela s’ajoute un virage culturel et des interventions en gestion du changement pour appuyer les intervenants à tous les niveaux organisationnels à endosser et cautionner les changements attendus.
Ce virage, déjà entrepris ou en cours, devrait s’accentuer au cours des prochaines années pour les organismes gouvernementaux et les entreprises privées désireux d’augmenter les performances de travail et les bénéfices qui peuvent en découler. Les mieux préparés et organisés récolteront le fruit de leurs activités et travaux.
Au-delà des orientations mondiales et gouvernementales en matière de développement durable et d’économie verte, la seule modernisation et optimisation des espaces de bureaux et de travail contribuent directement à l’amélioration des conditions de travail favorisant ainsi des dynamiques de travail en équipe plus productives et mobilisantes pour les gestionnaires et les personnes concernés.
Pour discuter des opportunités et des possibilités que procurent ces transformations n’hésitez pas à communiquer avec les spécialistes d’AGIS Conseil.
