Constituer un conseil d’administration (CA) pour un organisme public ou gouvernemental en 2025 implique des exigences particulières en matière de transparence, d’éthique, d’imputabilité et de service à l’intérêt public. Voici les meilleurs conseils pour bâtir un CA solide, crédible et efficace dans ce contexte spécifique.
Clarifier la mission publique de l’organisme
L’organisme public doit s’assurer que sa mission soit pleinement connue par les personnes concernées et susceptibles de contribuer à titre de membre du CA. Des règles sont essentielles à respecter :
- Les membres du CA doivent servir l’intérêt public en lien avec la mission de l’organisme et non pas des intérêts privés.
- La mission, les responsabilités et les attentes (cadre légal, charte, mandat) doivent être clairement définies dès le départ auprès des membres du CA.
- L’alignement avec les priorités gouvernementales et les politiques publiques est essentiel.
Assurer une représentation équilibrée et inclusive
La composition des membres du CA devrait respecter une représentation à la fois équilibrée et inclusive, tout en assurant une contribution valable et effective en fonction des éléments suivants :
- Avoir une diversité régionale, culturelle, de genre, d’âge et de parcours.
- Inclure des représentants des citoyens ou usagers, s’il y a lieu (ex. : dans les secteurs santé, éducation, transport).
- Représenter les parties prenantes clés (ex. : syndicats, collectivités, professionnels, experts terrain).
L’équilibre est important dans la mesure où tous les membres peuvent contribuer adéquatement aux responsabilités qui incombent à des membres d’un CA.
Intégrer des compétences stratégiques spécifiques au secteur
Il est essentiel et impératif de choisir des administrateurs qui maîtrisent en partie ou en totalité les éléments suivants :
- Les enjeux du secteur public concerné (ex. santé, éducation, environnement, etc.).
- Les finances publiques et la reddition de comptes.
- La gouvernance publique et la législation applicable.
- Les relations avec les élus, le gouvernement et les citoyens.
- L’ESG, la gestion des risques et la cybersécurité.
Assurer un juste équilibre entre indépendance et reddition de comptes
Les membres du CA doivent assurer un juste équilibre entre l’indépendance envers l’organisme et ses intervenants, envers le pouvoir politique et envers les intérêts corporatifs, et la reddition de comptes qui en découlent. Plus précisément :
- Il faut pouvoir privilégier une majorité de membres indépendants du pouvoir politique ou des intérêts corporatifs.
- Il faut prévoir un lien avec les ministères de tutelle sans compromettre l’autonomie de gestion.
- Le CA doit faire preuve de transparence et de rigueur dans ses décisions, et être redevable envers la population et les instances gouvernementales.
Mettre en place un processus de nomination transparent et méritocratique
La nomination des membres du CA doit faire l’objet d’un processus transparent et méritocratique, soit :
- Par l’utilisation d’appels de candidatures publics encadrés par des critères clairs.
- Prévoir une évaluation objective des profils (compétences, expérience, éthique, complémentarité).
- Éviter le népotisme ou les nominations politiques sans compétence avérée.
Un membre d’un CA qui n’est pas à sa place a majoritairement des impacts négatifs sur le déroulement des activités, sur les décisions prises et les résultats obtenus.
Mettre en place des comités spécialisés
En fonction des sujets à traiter, il peut s’avérer utile, pertinent et nécessaire de constituer des comités spécialisés pour obtenir de meilleurs résultats. Voici quelques exemples à ce sujet :
- Comité d’audit et finances
- Comité de gouvernance et d’éthique
- Comité des ressources humaines
- Comité de stratégie / innovation / numérique
La constitution de ces comités permet d’approfondir certains dossiers et d’améliorer la rigueur décisionnelle.
Évaluer la performance du CA et de ses membres
Comme pour tous les CA, les membres devraient faire l’objet d’évaluation en matière de participation et de performance au bénéfice de l’organisme concerné. Pour ce faire, certaines actions sont recommandées :
- Instaurer un processus d’évaluation annuel de la performance collective et individuelle.
- Favoriser des mécanismes d’amélioration continue.
- Offrir de la formation continue adaptée aux réalités du secteur public (gouvernance, gestion des risques, politiques gouvernementales, etc.).
Fixer des mandats limités et éviter les reconductions automatiques
L’assignation de mandats aux membres d’un CA devrait être limitée et ne pas être reconduite automatiquement. Il est donc recommandé d’octroyer des mandats de 3 à 5 ans, renouvelables une fois, cela favorise le renouvellement des idées et l’indépendance des membres.
Favoriser la transparence et la communication avec le public
Un CA qui se veut transparent et ouvert auprès du public devrait :
- Publier les procès-verbaux, les rapports annuels, les politiques de gouvernance.
- Ouvrir certaines réunions au public, lorsque pertinent.
- Communiquer régulièrement avec les parties prenantes.
Bien que ces pratiques ne soient pas beaucoup exercées, dépendamment de l’organisme, cela peut avoir des avantages au niveau relations d’affaires, au développement des affaires et au respect de la mission.
Intégrer la transformation numérique et les enjeux modernes
En 2025, il est important que des membres du CA puissent détenir une expertise dans l’un ou l’autre des domaines suivants :
- Gouvernance numérique;
- Cybersécurité;
- Données publiques et intelligence artificielle;
- Communication et transparence numériques;
La constitution d’un CA, même pour un organisme public a toute son importance afin de pouvoir assumer ses rôles et responsabilités en soutien à la mission et au développement des affaires en respect des lois, des normes, des règlements, du financement, des politiques, etc. en vigueur. Des particularités doivent être prises en compte pour soutenir au mieux sa composition dans un contexte qui diffère beaucoup des CA d’entreprises privées.
Principales références
Voici une sélection de références clés pour vous guider dans la constitution d’un conseil d’administration (CA) pour un organisme public du gouvernement du Québec en 2025. Ces ressources couvrent les aspects légaux, éthiques et pratiques essentiels à une gouvernance efficace et conforme aux normes en vigueur.
Voici quelques livres et guides pratiques :
1. Gouvernance des sociétés d’État : Pratiques et enjeux
Auteur : Institut sur la gouvernance (IGOPP)
Résumé : Ce guide explore les meilleures pratiques en matière de gouvernance des sociétés d’État, incluant la composition des CA, les responsabilités des administrateurs et les mécanismes de reddition de comptes.
2. La gouvernance des organismes publics au Québec
Auteur : École nationale d’administration publique (ENAP)
Résumé : Ce manuel offre une analyse approfondie des structures de gouvernance des organismes publics québécois, avec des études de cas et des recommandations pratiques.
Voici quelques cadres légaux et réglementaires :
1. Loi sur la gouvernance des sociétés d’État (RLRQ c G-1.02)
Lien : CanLII
Résumé : Cette loi établit les règles relatives à la composition et au fonctionnement des CA des sociétés d’État, incluant des exigences en matière de diversité, d’indépendance des administrateurs et de transparence.
2. Loi sur l’administration publique (RLRQ c A-6.01)
Lien : CanLII
Résumé : Elle définit les principes de gestion des ministères et organismes publics, mettant l’accent sur la performance, la reddition de comptes et l’efficacité administrative.
3. Règlement sur l’éthique et la déontologie des administrateurs publics (RLRQ c M-30, r 1)
Lien : CanLII
Résumé : Ce règlement encadre les obligations éthiques des administrateurs publics, abordant les conflits d’intérêts, la confidentialité et les devoirs de loyauté.
Voici quelques ressources pratiques et modèles :
1. Charte du conseil d’administration – Revenu Québec
Lien : Revenu Québec
Résumé : Ce document présente un exemple de charte de CA, détaillant les rôles, responsabilités et règles de fonctionnement, pouvant servir de modèle pour d’autres organismes publics.
2. Fonctionnement du conseil d’administration – Retraite Québec
Lien : Retraite Québec
Résumé : Retraite Québec offre une série de documents utiles, incluant des grilles de compétences, des politiques d’évaluation de la performance et des programmes de formation continue pour les membres du CA.
Voici quelques articles et analyses à lire :
1. « Les conseils d’administration des organismes publics : enjeux et perspectives »
Source : Revue Gouvernance
Résumé : Cet article examine les défis actuels des CA des organismes publics, tels que la diversité, l’indépendance et la responsabilité, en proposant des pistes d’amélioration.
2. « La réforme de la gouvernance des sociétés d’État au Québec »
Source : Bulletin de l’IGOPP
Résumé : Analyse des récentes modifications législatives affectant la gouvernance des sociétés d’État, avec un accent sur les implications pour la composition et le fonctionnement des CA.
