Mise en contexte
Réaliser un dossier d’opportunités pour un organisme du gouvernement du Québec est une étape structurée dans le cadre de la gouvernance des ressources informationnelles (GRI). Ce dossier permet de démontrer la pertinence d’un projet (souvent technologique ou organisationnel) avant de procéder à son plan d’affaires ou à sa réalisation.
Approche préconisée
Pour les organismes publics et parapublics gouvernementaux québécois, la base de référence en matière de développement en ressources informationnelles est celle prescrite par le ministère de la Cybersécurité et du Numérique et le Conseil du Trésor. La démarche globale est la suivante :
La présente demande, soit la réalisation d’un dossier d’opportunité, constitue l’avant-projet tel que spécifié et recommandé par le MCN. Le contenu de cette étude se décrit comme suit :
A-) Description des besoins d’affaires;
B-) Présentation des solutions possibles;
C-) Échéancier, budget et bénéfices du projet, et la planification du projet.
La portée des différentes activités et travaux est tributaire des positionnements et décisions qui seront prises au fur et à mesure de la progression des activités, toujours en lien avec les attentes et les besoins tout en respectant les capacités organisationnelles, financières et technologiques de l’Université. Aussi l’acquisition et l’implantation d’un CRM commande le positionnement à court, moyen et long terme d’un ensemble de considérations importantes pour obtenir le meilleur choix en regard des besoins et des attentes.
Description des étapes de réalisation
Voici une brève description des différentes étapes à réaliser dans le cadre de la réalisation d’un dossier d’opportunité :
1. DESCRIPTION DES BESONS D’AFFAIRES
Cette étape débute avec la prise en compte du contexte de l’initiative souhaitée et des critères de qualifications identifiées initialement. Par la suite, il y a identification de la problématique à résoudre ou de l’opportunité à envisager par l’organisation. Cela représente le premier fondement du dossier à réaliser. La description des besoins d’affaires représente le second fondement du dossier d’opportunité parce que c’est à cette étape que sont définies les bases de l’étude des besoins et attentes à desservir. Cela sert à l’orientation des activités et des travaux à réaliser pour bien définir les meilleures opportunités potentielles. Par la suite, il y a une analyse du contexte d’affaires et technologique permettant de bien définir l’environnement organisationnel et technologique. Ce sont des informations essentielles pour bien aligner les meilleures opportunités possibles en lien avec la situation souhaitée. Finalement il est important de bien cadrer le travail notamment par l’identification de la portée globale appuyée par les besoins, les attentes et les moyens pour se réaliser.
2. PRÉSENTATION DES SOLUTIONS POSSIBLES
Cette seconde étape constitue l’identification des solutions envisageables en fonction des éléments d’informations produites lors de la première étape. C’est alors qu’une liste d’initiatives comparables est identifiée et brièvement documentée afin d’appuyer les solutions qui pourraient faire l’objet des scénarios envisageables. Par la suite, il y a identification des solutions les plus pertinentes à analyser davantage pour définir l’opportunité souhaitée répondant le mieux, dans les circonstances aux besoins et attentes de l’organisation. Finalement, plusieurs possibilités peuvent être envisagées pour les suites, à savoir le degré de précision et de choix pour l’éventuelle opportunité à réaliser.
3. ÉCHÉANCIER, BUDGET ET BÉNÉFICES DU PROJET
Cette étape est tributaire des résultats produits à l’étape précédente, car en fonction de la précision des scénarios de solution, une solution spécifique ou générique va faire l’objet des suites du présent dossier. À cette étape, qu’il y ait une solution spécifique ou générique, un échéancier est produit afin de bien camper un calendrier de réalisation réaliste avec les informations produites. Par la suite, un premier budget est produit avec un niveau de détail permettant de bien cadrer les suites du dossier. Finalement, les bénéfices quantitatifs et qualitatifs attendus sont décrits pour démontrer l’alignement entre les attentes et les besoins et le scénario de solution préconisée. À cela s’ajoutent un tableau de bord et des indicateurs de performances permettant de suivre et de contrôler dans le temps l’atteinte des objectifs spécifiques mesurables en matière affaires et technologies de l’information.
4. PHASE DE PLANIFICATION DU PROJET
Cette étape permet de produire une planification du scénario de solution retenue et recommandé. Cela définit le projet à réaliser. À cette étape, dépendamment des choix spécifiques ou génériques, plusieurs activités peuvent être considérées. C’est pourquoi un échéancier détaillé est produit avec l’explication des différentes activités et travaux à réaliser. À cela s’ajoute l’évaluation des efforts à prévoir pour les intervenants concernés ainsi que les coûts pour les différentes phases à réaliser. Finalement, une répartition des investissements, des dépenses et des retours sur les investissements est produite au bénéfice de l’organisation et de ses gestionnaires.
Références et cadres à utiliser
Les principales références et cadres à utiliser sont :
- Cadre de gestion des ressources informationnelles du Secrétariat du Conseil du trésor.
- Guide de production d’un dossier d’opportunité (SCT).
- Cadre normatif (cadre légal, sécurité, accessibilité, RGAA, etc.).
- Normes ISO pertinentes ou cadre TOGAF (architecture).
Conclusion
Un dossier d’opportunité permet de démontrer la pertinence d’un projet, souvent technologique ou organisationnel, avant de procéder à son plan d’affaires et à sa réalisation. C’est une première étape essentielle au bon positionnement d’une besoin affaires et ou technologique.
