Introduction
L’amélioration continue, lorsque bien exercée avec une continuité dans le temps, procure des améliorations surprenantes pour les façons de faire et les résultats obtenus. Autrement dit, l’atteinte d’une performance organisationnelle progressive et favorable dans le temps.
L’innovation permet d’inventer de nouvelles manières de faires, de nouveaux produits ou services, et bien l’amélioration continue permet de gagner en performance et en qualité.
Les environnements politiques, financiers, organisationnels et technologiques évoluent constamment et il est essentiel, voire impératif, de toujours maintenir un seuil de performance et de qualité au sein des organisations.
Dans ce monde concurrentiel ou stagner, c’est régresser, l’absence de démarche en matière d’amélioration continue entraîne des coûts importants pour redresser les situations, et parfois cela peut s’avérer fatale.
Certaines entreprises privées ou organismes gouvernementaux sont matures sur le sujet et s’inscrivent avec un progrès constant grâce à une démarche permanente. Cela nécessite de cultiver et d’entretenir cet état d’esprit pour bien conditionner les résultats.
Pourquoi mettre en place un processus d’amélioration continue
La nature des organisations et des gens aspire à l’amélioration et trop souvent on se fie aux fameux ‘bons sens des intervenants’ pour bien faire. Mais les bonnes intentions ne suffisent pas. C’est avec ce genre de certitudes que bien des dirigeants se privent des bénéfices d’une véritable démarche d’amélioration continue.
Il est démontré que les objectifs visés par l’amélioration continue c’est notamment de passer d’une approche curative ou réactive à une gestion saine préventive et proactive. Cette démarche aide les organisations à identifier en permanence des marges de manœuvre, des façons de faire pour s’adapter et contribuer à l’évolution constante de la performance.
Philosophie de base
Elle a pour philosophie de base celle du Kaizen, qui prône les petits pas quotidiens pour concrétiser cette amélioration continue. En effet, en intégrant le Kaizen, les entreprises encouragent les employés à apporter des améliorations régulières et progressives, toute en renforçant l’efficacité et l’adaptabilité organisationnelles.
5 clés de succès
L’amélioration continue est d’abord et avant tout un état d’esprit, pour faire mieux, tout le temps et ne pas se satisfaire de l’existant. Il est nécessaire et indispensable que cet état d’esprit puisse être insufflé et intégré à tous les niveaux de l’organisation. Plus la démarche traverse l’entreprise et plus les impacts seront favorables.
Règle 1 – Une direction générale qui s’implique dans la performance organisationnelle
Les idées et les opportunités de progrès sont illimitées, mais pas les gens. Une saine gouvernance doit être mise en place pour déterminer, avec la direction, quelles sont les priorités d’amélioration parmi les très nombreux leviers de performances de l’organisation.
Il faut que les membres de la direction acceptent d’investir dans les moyens requis pour ce faire, soit d’avoir des ressources dédiées au projet, de la formation disponible et des méthodes et outils accessibles. Cet engagement est fondamental.
Règle 2 – Maîtriser la formule du changement
La résistance au changement est un premier défi habituellement rencontré lors de l’implantation d’une démarche d’amélioration continue. Les gens doivent penser et croire que cette démarche va faciliter leur vie au travail pour qu’ils puissent être intéressés, motivés et mobilisés pour ce faire.
Tout changement peut se faire si la résistance est dépassée par l’ensemble des forces constituées d’insatisfaction en regard de l’actuel, une vision désirable du futur et un premier pas vers la compréhension et l’accessibilité.
Règle 3 – Un réseau de facilitateurs de l’amélioration continue
Il est très rare qu’un employé puisse dire qu’il n’a rien à faire pour améliorer la situation actuelle. Mal canalisée, l’amélioration continue est une source inépuisable de travail en plus sans procurer les réels résultats auxquels nous pourrions nous attendre.
Par conséquent, il est fortement utile de mettre en place un réseau de facilitateurs, constitué, en partie, de gestionnaires. Ces facilitateurs doivent avoir pour mission de fluidité la charge de travail additionnelle, et s’assurer que les collaborateurs concernés peuvent dédier du temps aux nouvelles activités de progrès. Ils aident ainsi les équipes à conserver de la ‘bande passante’ pour l’amélioration continue.
Règle 4 – Adapter la gouvernance, la méthode et les outils à la nature des initiatives
Toutes les initiatives d’amélioration continue ne peuvent pas être réalisées et gérées uniformément et au même niveau. Il faut pouvoir calibrer les initiatives, par exemple : quel est le nombre de services impactés ? ; quels sont les enjeux techniques ? ; quels sont les besoins en ressources ? ; etc. C’est pourquoi la démarche doit être adaptée avec une saine gouvernance, une méthode efficace pour classifier et prioriser les actions, et les outils pour bien soutenir et accompagner les réalisations.
Règle 5 – Mesurer et valoriser les impacts de l’amélioration continue
Comme il est souvent mentionné, ‘Il est difficile d’améliorer ce que l’on ne sait pas mesurer’ , la mesure est un point fondamental pour réussir la démarche d’amélioration continue.
En effet, mesurer permet d’évaluation la situation actuelle, de se projeter sur la situation désirée et d’apprécier l’effort nécessaire pour y arriver avec un indicateur d’avancement. Mesurer c’est aussi de pouvoir communiquer les résultats obtenus et de valoriser les contributions des équipes et des intervenants de façon régulière, concrète et pertinente.
Conclusion
L’implantation d’une démarche d’amélioration continue peut aller plus loin que les gens le pensent et les résultats beaucoup plus appréciables et justifiables que les gens le pensent. Les entreprises privées et les organismes gouvernementaux qui appliquent correctement les 5 règles profitent et bénéficient des avancées et des performances obtenues, et ce, en continu.
Cadres et méthodes reconnus
- Lean Management / Lean Six Sigma
Appliqué dans plusieurs organisations publiques et privées (ex. : santé, manufacturier, éducation).
→ Exemples d’adoption : CIUSSS, entreprises manufacturières, Hydro-Québec. - Kaizen et 5S
Très présents dans les PME manufacturières et les services publics pour améliorer l’efficacité et réduire les gaspillages. - ISO 9001 (Qualité)
Couramment utilisé par les entreprises certifiées au Québec pour structurer les processus et l’amélioration continue. - Approche Agile (Scrum, Kanban)
Appliquée de plus en plus dans les TI, mais aussi dans d’autres secteurs pour améliorer la flexibilité organisationnelle.
Institutions et organismes de référence au Québec
- Institut de la qualité totale (IQT) (anciennement actif – remplacé ou intégré dans d’autres initiatives)
- Mouvement québécois de la qualité (MQQ)
- Très active dans la promotion de l’excellence organisationnelle.
- Offre des prix comme Les Prix Performance Québec.
- Organise le Salon sur les meilleures pratiques d’affaires (MPA).
https://www.qualite.qc.ca
- CRIQ (Centre de recherche industrielle du Québec)
Soutient l’amélioration de la performance manufacturière et l’innovation.
https://www.criq.qc.ca - MEIE – Ministère de l’Économie, de l’Innovation et de l’Énergie
Programmes de soutien à la productivité, à l’innovation et à l’amélioration continue.
Ouvrages et publications recommandés (spécifiques ou utilisés au Québec)
- « Le Lean au service de la performance » – François Dupont (Québécois)
Cas concrets d’application dans des entreprises québécoises. - « La qualité est gratuite » – Philip B. Crosby
Classique très utilisé en entreprise et enseigné dans les programmes universitaires. - « Le système Lean » – Michael Ballé
Adapté à la réalité d’entreprises de toutes tailles, avec plusieurs cas au Québec. - Rapports de performance des Prix Performance Québec
Contiennent des exemples réels d’amélioration continue dans les organisations finalistes et lauréates.
Pour discuter davantage de ce sujet n’hésitez pas à communiquer avec AGIS Conseil.
